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¿Cómo organizar y realizar un seguimiento de tu inventario de productos como un profesional?

La forma en que organizas y rastreas tu inventario podría ser la razón por la que tu negocio, boutique o joyería está teniendo problemas…

Hace muchos, muchos años, cuando comenzamos con Emperijoyada, tenía grandes problemas de flujo de caja.

Las ventas estaban fluyendo y mi negocio aparentemente estaba creciendo, pero de alguna manera las cuentas no daban para cubrir todos los gastos.

Al final de un periodo de lucha en el negocio, finalmente logré alejarme de la operación y concentrarme en lo que realmente era importante para llegar al fondo del problema con el flujo de efectivo. Lo que descubrí, honestamente me dio un poco de vergüenza.

Siendo consultor de profesión y no ser capaz de conocer los indicadores más importantes de mi negocio y transmitirlos a mi equipo de trabajo era algo que debería de estar haciendo de forma semanal, mensual, semestral y anual. Es el punto principal que le comento a todos mis clientes.

Y el indicador con el que necesitaba comenzar era el valor del inventario físico en el showroom, para darme cuenta que: no tenía idea.

Así que comencé a clasificar cajas polvorientas de artículos en existencias sin exhibir,, piezas únicas, piezas que requerían de reparación, artículos pasados de moda, etc. Me tomó mucho tiempo…

Cuando logré sumarlo todo, me di cuenta que tenía muchísimo dinero en inventario muerto en mi punto de venta..

¡Simplemente una suma inimaginable! Y me quedé totalmente impactado.

Resulta que todos esos años de compras impulsivas y una mala gestión del inventario se sumaron para crear un problema grave para eli negocio.

Y la peor parte, ni siquiera me di cuenta de que era un problema.

Si eres como yo, tener efectivo sería mucho más beneficioso para tu negocio, boutique y joyería que tener un monto con el que podrías mantenerte varios meses en inventario adicional. Así que hablemos de cómo puedes evitar cometer los mismos errores que yo cometí hace muchos años …

¿Porque el seguimiento del inventario es crucial para dirigir un negocio “esbelto”? 

Antes de continuar, debemos definir qué es el inventario para que comprendas qué medir.

¿Qué cuenta como inventario en tu negocio, boutique o joyería?

  • Muestras de colección
  • Productos que requieran reparación
  • Productos de venta al público
  • Mermas que se puedas vender por lote
  • Artículos de empaque, papelería y envío

Si tu negocio, boutique y joyería está teniendo problemas, podría deberse a que tienes un problema de inventario.

La gestión de inventario es un equilibrio cuidadoso. Si no tienes suficiente a mano, no tendrás nada que vender. Pero si tienes demasiado, básicamente estás dejando dinero en efectivo para acumular polvo en artículos que sabemos que tienen un periodo de movimiento.

Se trata de encontrar el equilibrio perfecto para que tu negocio sea lo más rentable posible.

Si deseas administrar un negocio, boutique o joyería con inventario “justo”, es decir, un negocio que solo tiene lo que necesita cuando lo necesita, debes aprender a organizar y realizar un seguimiento de tu inventario.

A continuación, te indicamos cómo hacerlo …

ETIQUETA TODO

Un sistema de etiquetado es el mejor amigo de un dueño de negocio, boutique o joyería. Esto puede parecer bastante básico, pero es demasiado esencial para pasarlo por alto.

Cuando llegan los pedidos a raudales y estás trabajando horas extras, puede ser tentador comenzar a almacenar las “mermas” de artículos que se van deteriorando por la exhibición en una bolsa ziploc o en una caja muy mona de plástico, o artículos que pediste en Amazon para reparación de joyería, kit de costura o etiquetas para un cambio de imagen que tienes la intención de hacer y confiar en que recordarás para qué lo compraste.

Pero luego pasas a la siguiente actividad, y luego a la siguiente, y luego a la siguiente…

Dos meses después, encontrarás esa bolsita o caja enterrada en la esquina de tu negocio en algún lugar y no tendrás idea de lo que planeabas hacer con esas cosas si era repararlas o esas etiquetas y libretitas para el proyecto que nunca le diste seguimiento..

La tarea será poner una etiqueta en cada pequeña cosa, incluso si parece redundante en ese momento. Esto te evitará confusiones innecesarias en el futuro. Si esa blusa necesita ajustes específicamente de costura, ponerla. Si un pantalón requiere reparación de dobladillo ponerlo, si compraste líquido para limpieza de bisutería ponerlo y fecha de lanzamiento en tu punto de venta, etc.

CONSOLIDA TU ESPACIO DE ALMACÉN O BODEGA

Administrar el inventario es abrumador cuando tienes que andar físicamente por todo tu local viendo las cosas que hacen falta.

Intenta consolidar tu espacio de almacenamiento en no más de 2-3 áreas de tu local o bodega (eso considerando que ocupas un closet de tu casa). Pero esto facilitará la realización de evaluaciones periódicas de inventario sin que termines agotándote. Saber dónde tienes cada cosa.

Además de eso, asegúrate de tener un lugar dedicado para absolutamente todo en tu negocio, sin importar cuán pequeño sea.

Con un espacio altamente organizado, encontrar los materiales, artículos y herramientas  que necesitas se convertirá en algo natural; ni siquiera tendrás que pensar en eso.

Esto no solo liberará espacio en tu negocio, boutique o joyería y mejorará tu flujo de operación, sino que también liberará espacio en tu cerebro para que puedas concentrarte en cosas más importantes.

ALMACENAR ARTÍCULOS POR CATEGORÍA

La clave para un sistema de inventario altamente eficiente es realizar un inventario con regularidad, por lo que debes intentar hacer esa tarea lo más fácil posible.

Agrupa los artículos más grandes por unidad para que contar sea muy fácil. Para materiales más pequeños como anillos y hallazgos, deberá desarrollar un sistema para almacenarlos por estilo o material. De lo contrario, perderás mucho tiempo valioso contando y contando.

También es de mucha utilidad para piezas únicas agruparlas por precio de adquisición, para que las puedas sacar fácilmente en promociones de regalo o 3 x 2.

No te preocupes, profundizaré en cómo realizar verificaciones periódicas de inventario en solo un minuto. Primero, debemos hablar sobre cómo las carpetas de archivos, la cinta de doble cara y las bandejas para cubitos de hielo podrían sacudir tu mundo …

ORGANIZACIÓN DE IMPLEMENTACIÓN “LIFE HACKS”

El negocio, boutique o joyería de cada quien es un poco diferente, así que encuentra estrategias de organización que funcionen para tu espacio y flujo de trabajo.

Pero aquí te dejo algo que te podrá ayudar… y mucho.

HAZ UN SEGUIMIENTO DE TU INVENTARIO EN UN HORARIO CONSISTENTE

Hacer un seguimiento de tu inventario con regularidad es crucial para administrar un negocio con inventario justo.

Hacerlo te permite mantener tu contabilidad al tiro, además de poder hacer predicciones precisas para futuras compras de inventario.

Un cronograma práctico de seguimiento del inventario debería verse así …

  • Mensualmente: al final de cada mes, realiza un recuento de inventario preciso y actualiza tu hoja de cálculo o software de seguimiento de inventario.
  • Trimestralmente: al final de cada trimestre, realiza una evaluación de inventario. Si tienes artículos que aún no has sacado al piso de venta y que no se encuentran en tu ciclo de ventas habitual, haz un plan sobre cómo utilizar esas piezas.
  • Anualmente: al final de cada año, realiza un recuento de inventario detallado y preciso y sepas cuánto dinero tienes ahí estancado.

Esto puede parecer mucho, pero el tiempo y el dinero que ahorre con un sistema de seguimiento de inventario intencional  (manual o con sistema) mantendrá tu negocio, boutique o joyería funcionando como una máquina bien engrasada.

UTILIZA LOS DATOS PARA PREDECIR LO QUE NECESITARÁS

Dirigir un negocio esbelto no se trata solo de conocer el inventario que ya tienes a mano. También necesitas saber cuánto inventario pedir y qué tan rápido se mueve tu cadena de suministro.

En su mayor parte, recomiendo tener suficiente a mano para surtir pedidos mientras se utilizan datos históricos para predecir lo que necesitas almacenar frente a lo que puedes pedir con un tiempo de respuesta rápido.

Echa un vistazo a tus pedidos mensuales y las tendencias de envío para hacer un plan de demanda y tener una idea de cómo lograr el equilibrio adecuado para tu negocio.

TEN UN PLAN PARA TODO LO QUE COMPRES

Hablando por experiencia personal, esta es la parte más difícil de la gestión de inventario. Debes tener un plan para todo lo que compras.

Sufro de lo que me gusta llamar “síndrome del objeto brillante” y sé que no soy el único.

Solía ​​comprar muchos productos de diferentes categorías sin pensar realmente en cómo vender y comercializar el producto, u olvidarme de quien es mi cliente ideal. Así es como terminé con una compra millonaria de inventario que no se movía y que estaban arrastrando mi negocio hacia abajo.

¡No más compras impulsivas, queridos amigos!

Con datos precisos en tu haber, deberías poder evitar acumular demasiado inventario muerto y puedes mantener el flujo de efectivo en tu negocio.

DESCARTAR INVENTARIO MUERTO

Incluso si haces todo bien, y nunca realizas compras impulsivas y tienes mucha suerte con tus proyecciones, eventualmente terminarás con existencias muertas. Es solo un hecho cuando administras un negocio basado en productos.

Y si eres como yo, probablemente ya tengas un inventario muerto por ahí que necesita ser eliminado.

Escucha, nunca se siente bien vender algo con pérdidas, pero siempre es mejor vender inventario por algo de dinero que tenerlo ocupando espacio y sin generar dinero.

Es una buena idea descartar el inventario muerto al menos una vez por trimestre. Hay muchas formas de hacer esto, e incluso ganar un poco de dinero extra en el proceso.